关于高效会议你需要知道的全部要素

不管你是什么岗位说明行业，在公司难免会有大大小小的会议需要参加，偶尔还会被领导要求安排或组织个会议，可以说高效会议的需求每个人都有。一次高效的会议能让组织成员集思广益，高效决策，促进沟通，同时也是会议组织者能力的彰显，但在实际中，会议确不见得都能高效的实施。曾经看到过一个关于会议的调研，数据显示53.6％的人表明自己在日常工作中参加的会议过多；57.4％的人每星期平均开会2次以上。在这些受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到30%的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领大多表示厌烦开会。

为什么会出现会议的低效呢，我们来看看哪些原因：

l 主题：没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。

l 目标：没有明确的会议目标，未规定通过该会议想要达成或者输出什么成果

l 议程：没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。

l 参会人：参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。

l 主持人：未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。

l 其他责任人：会有缺少相应的责任人来跟踪计划执行情况。

l 记录：思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。

l 时间：时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

l 地点：地点选择不合适，比如设在老板办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

针对可能的原因，我们先从会议的几个基本要素入手来谈一谈需要做好哪些准备：

1. 主题：一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。

2. 目标：会议目标可参考以下四原则：Specific明确具体：简洁、准确、具体；Measurable可衡量的：时间期限、可量化；Attainable可实现的、现实的；Containable可相容的：公司、部门、环境一致。

3. 议程：要有明确的议程及时间分配规则，可以写在海报纸上悬挂在明显的地方（线上会议可用PPT共享屏幕），注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。

4. 参会人：本着“相关性”和“少而精”的原则，关键干系人必须参加，如果来不了建议找相关人代理并及时转达会议结论。

5. 主持人：主持人需要有良好的沟通和引导技能，能引导会议按流程输出结果；如果是业务课题，尽量找有业务背景能听懂业务语言的人。

6. 记录：会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时传达会议内容，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录建议在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。

7. 时间：上午10-12点或下午1-3点为佳，员工的思维比较活跃，容易产业会议结果。如果有海外员工需考虑到时差，建议安排在晚上。

8. 地点：绝对的安静、隔音好，大小适当，如果涉及到业务的共创或研讨，需要确保两边的墙壁能够悬挂海报，并且员工有足够的走动空间。

基本的要素都ready了以后，我们要确保会议的流程井然有序并且面面俱到，我们将从会前准备、会中控制以及会后跟踪三部分分别来看：

一、 会前准备

1. 物料准备：

l 线上资料：需要成员会议填写的模板表单，记录员现场记录的结构化模板（方便整理会议纪要，避免记太快太乱后难以识别，整理效率低），分享人的PPT/数据excel等，会后反馈意见的二维码等。

l 线下物料：草稿纸、大白纸、笔、签到表、评分/评估表、饮用水茶歇等、人员通讯录（用于网络不稳定或会议平台宕机时的紧急联系）；预定大小合适的会议室

l 硬件设备：投屏电脑、扩音器，话筒，网线，翻页笔

2. 会前通知：发给必要出席人和相关干系人，确保参会人员及时收到会议通知并确认参加，正文说明会议目的和背景，以及会议目标；提前下发模板，确保成员都思考过且完成信息填写，节省现场思考的时间，会议上逐个投屏更快。

3. 会前开场：很多会议失败的一大原因就是开场没做好——如会议目标不清晰或者没有明确的日程，与会者不够积极等等。因此，从一开始就进行有效的控制对保证会议效果来说至关重要。

l 介绍会议主题和背景，如线上会议还需要告知线上的伙伴线下有哪些人在现场

l 制定会议目标-简洁归纳目标-把目标投屏公示（可视化）-向所有人介绍目标-询问对目标是否有疑问

l 明确与会者角色并获得对方认可（注意不要指着对方说，礼貌点头，说明是邀请）

l 提出会议计划/议程，明确各步骤的时间安排

l 指定一名会议记录员和一名计时员（为会议各部分计时，要求大家按时结束（确保不跑题））也可以提前打招呼

l 最后可以通过提问获得支持：关于这个目标，有什么问题吗？你们对本次会议还有什么其他期望？

二、会中控制

需要轮流分享的时候，先问有么有主动的，没有就按照姓氏字母或其他顺序提前定好，并限时每人的时间，避免过度发散。遇到有价值的问题但如果不是本次讨论的重点，可以先记录下来结束后再看。

三、会后跟踪

1.会议记录要明确记录待追踪事项。以下为《××会议追踪事项表》参考

2.会议发起人要指定专人（会议主持人、记录人或其他人员）来追踪待完成工作的进度，并明确指出追踪的频率（多久追踪一次）和汇报的频率（多久汇报一次），直至所有事项彻底完成。

3.如是例行会议，可以在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日实际完成情况”），在例会上公开晒进度，以督促相关人员保质保量地完成任务。同时，此份表格中的已完成事项可删除，未完成事项集中整理后，可作为此次会议的附件再发送给全体与会人员。

以上就是笔者根据多年的会议组织经验总结的内容，希望能助力你高效的开会，让会议成为你促进组织创新、增进员工感情的工具！当然也欢迎有补充意见的伙伴不吝赐教，谢谢。